На практике довольно распространенными являются случаи, когда собственная подпись заменяется факсимильной. Особенно часто такое встречается на предприятиях с большими объемами документов, где факсимиле используют для экономии времени. Однако прежде, чем «упростить себе жизнь», нужно подробно изучить все нюансы использования факсимильной подписи на документах, ведь вместо удобства она может принести ненужные никому проблемы.
Использование факсимиле регулируется Гражданским кодексом Украины, в котором указано, что использование при сделках факсимильного воспроизведения подписи возможно в случаях, предусмотренных законодательством либо по письменному согласию сторон, которое содержит образцы собственноручных подписей. Подобное положение можно увидеть и в Законе «Об электронной коммерции», который предусматривает возможность подписания электронной сделки с помощью факсимиле в случаях, предусмотренных законодательством либо же по соглашению сторон.
Нарушение правила относительно дополнительного соглашения на использование факсимильной подписи может привести к тому, что сделка будет считаться незаключенной. ГК Украины говорит, что в случаи неподписания договора надлежащим образом, он является таким, что не заключен в письменной форме. Конечно же, это не всегда обозначает его недействительность, но в большинстве случаев предусмотрена именно письменная форма договора.
По этому поводу имеется постановление Верховного суда от 16.12.2015 року по делу №6-29702ск15, которым признаны все условия сделки такими, что не согласованы со второй стороной, в связи с подписанием с помощью факсимиле. Также ВС указал, что легализация факсимильной подписи на договоре возможна при заключении специального письменного соглашения между сторонами, которое подписано собственноручно.
Что касается оформления первичных документов, то существует Закон «О бухгалтерском отчете и финансовой отчетности в Украине», в котором указано на необходимость в первичных документах такого реквизита, как личная подпись либо другие данные, которые позволяют идентифицировать личность. Таким образом, использование факсимильной подписи на первичных документах прямо не предусмотрено законодательством, однако мало кого это останавливает.
Стоит отметить, что судебная практика и отдельные пояснения компетентных органов по этому поводу также неоднозначны.
Проанализировав законодательство и судебную практику, можно сделать вывод, что в целом, использование факсимильной подписи допускается, однако Вы должны быть готовы к определенным рискам. Дабы минимизировать все различные риски, стоит заключить с контрагентом предварительное специальное соглашение на использование факсимиле, а также привлекать к сделке адвоката, специалиста в отрасли гражданского права, для правового анализа документов.